3 Workflow Sales Automation yang Bisa Meningkatkan Closing Rate

Workflow Sales Automation

KakaKiky - Dalam proses penjualan, konsistensi dapat menentukan keberhasilan. Menghabiskan waktu berlama-lama untuk tugas manual, seringkali memakan waktu dan menghambat adanya konsistensi tersebut.

{getToc} $title={Daftar Isi}

Workflow sales automation, salah satu solusi yang mungkin sudah tidak asing didengar. Alat ini memungkinkan proses manual yang sering dikerjakan tim sales dapat diselesaikan secara otomatis. Dalam artikel ini, kita akan membahas lima workflow dalam otomatisasi penjualan yang dapat meningkatkan closing rate.

Mengapa Workflow Sales Automation Penting untuk Bisnis?

Proses penjualan saat ini dituntut untuk bergerak dengan cepat, dan berbasis data. Pelanggan bahkan tidak bisa menunggu dalam hitungan menit, mereka menginginkan komunikasi instan yang personal dan relevan. 

Di sisi lain, hal ini tentu akan memberatkan tim sales jika dilakukan secara manual. Selain menghadapi pelanggan, mereka juga perlu menyelesaikan aktivitas operasional lain, seperti menyaring leads, atau memilah prospek yang paling potensial.

Akan berbeda jika bisnis menggunakan workflow automation pada penjualan, sistem akan mengambil alih proses-proses penjualan yang berulang. Dengan sales automation, aktivitas administratif operasional dapat dijalankan secara otomatis dan akurat.

Efisiensi dan efektivitas dalam penjualan modern

Seringkali kita menemukan dua hal yang kerap disalahartikan, yaitu efektivitas dan efisiensi. Bedanya, efisiensi lebih fokus pada bagaimana aktivitas dilakukan, sedangkan efektivitas merujuk pada hasil dari upaya yang dilakukan. Sehingga, keduanya membutuhkan pengukuran yang berbeda. 

Jika bisnis membutuhkan keduanya, maka workflow sales automation harus sudah mulai dipertimbangkan. Sehingga tim dapat membuat alur yang dapat bekerja untuk mempercepat balasan email, membuat template pesan, atau menetapkan pengingat pribadi. 

Upaya tersebut tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga efektivitas. Misalnya, email nurturing yang dikirim secara otomatis berdasarkan perilaku prospek akan jauh lebih relevan dan tepat waktu. Sehingga memungkinkan prospek untuk segera mengambil tindakan selanjutnya.

Peran sales automation dalam meningkatkan fokus tim

Distribusi waktu yang tidak optimal dapat menjadi tantangan terbesar tim sales. Namun, jika bisnis menggunakan workflow ke dalam otomatisasi penjualan, tim sales dapat lebih fokus dalam membangun relasi dengan prospek bernilai tinggi. Otomatisasi akan menciptakan ruang kerja yang strategis dan produktif.

Singkatnya, sales automation mendukung tim sales untuk:

• mengurangi beban kerja manual,
• memastikan sales pipeline berjalan dengan konsisten,
• memberikan notifikasi kepada tim sales ketika ada prospek yang perlu di follow-up,
• menyajikan data prospek yang siap pakai tanpa perlu menyaringnya secara manual,
• meminimalisasi multitasking yang mengganggu.

Workflow #1 – Lead Qualification Otomatis Berdasarkan Data Perilaku

Tim sales sedang identifikasi prospek berkualitas

Lead qualification otomatis memungkinkan tim sales mengidentifikasi prospek berkualitas tinggi secara real-time berdasarkan data perilaku. Data yang diambil bisa berupa, interaksi pelanggan melalui email, kunjungan halaman produk, hingga aktivitas di media sosial (like, comment, atau bagikan). Sehingga, tim sales hanya akan melihat data prospek yang sudah memenuhi kriteria ideal untuk segera ditindaklanjuti.

Proses kualifikasi ini dapat dilakukan dengan dua pendekatan, tentunya dengan alat bantu. Pertama adalah lead scoring, yaitu proses memberi nilai pada prospek berdasarkan karakteristik, maupun perilaku. Misalnya, ketika prospek melakukan serangkaian tindakan secara berturut-turut, seperti membuka email, mengklik CTA, mengunjungi halaman produk, maka prospek tersebut akan mendapatkan skor yang tinggi dan masuk ke dalam kategori potensial.

Pendekatan kedua adalah menggunakan machine learning, alat ini akan menganalisa data historis dan memprediksi kemungkinan konversi dari setiap lead. Alat tidak hanya akan mengandalkan skor, tetapi juga mengidentifikasi pola perilaku dan menyarankan prioritas tindak lanjut.

Dengan adanya workflow sales automation dalam proses lead qualification, waktu respons dapat dipercepat secara signifikan karena lead dengan skor tinggi langsung ditandai dan akan segera ditangani oleh tim sales. Selain itu, karena dapat menangkap momen saat minat prospek sedang tinggi, tim sales dapat meningkatkan peluang untuk closing.

Workflow #2 – Email Nurturing Otomatis Berdasarkan Segmentasi

Email nurturing dengan isi pesan yang umum dan dikirim secara  massal sering kali gagal menarik perhatian. Bisnis dapat merasakan hasil yang berbeda jika membentuk sebuah segmentasi pelanggan. Upaya ini merupakan proses mengelompokkan prospek berdasarkan perilaku, minat, tahapan funnel, atau karakteristik demografis tertentu, lalu mengotomatisasi alur komunikasi yang relevan untuk masing-masing segmen.

Memastikan bahwa setiap email terasa relevan dengan konteks dan kebutuhan prospek saat ini adalah kunci dari personalisasi email nurturing. Workflow sales automation memungkinkan personalisasi ini dilakukan secara sistematis, sekalipun dilakukan secara massal. 

Prinsipnya dimulai dari cara menyusun email sequence yang personal dan berdampak, dimana bisnis perlu memikirkan satu tujuan utama sebelum mengirimkan email. Kemudian, bangun sequence berdasarkan tahapan funnel atau perilaku tertentu sebagai bagian dari proses segmentasi. Terakhir, gunakan placeholder agar pesan terasa lebih personal tanpa menulisnya secara manual. 

Dari workflow email sequence tersebut, perlu diingat bahwa bisnis perlu memantau beberapa matriks untuk melihat efektivitasnya terhadap proses operasional. Ada tiga metrik utama yang perlu digunakan sebagai indikator keberhasilan dalam email marketing, yaitu: open rate, click-through rate (CTR), dan engagement rate.

Workflow #3 – Otomatisasi Penjadwalan Demo atau Konsultasi

Dalam ritme kerja sales yang cepat, tidak jarang tim melewatkan tindak lanjut hanya karena beban kerja tinggi atau sistem pencatatan yang tidak terintegrasi. Workflow sales automation dapat mengatasi hal tersebut. 

Sistem akan secara otomatis memicu notifikasi, tugas, atau bahkan email follow-up yang sudah dijadwalkan berdasarkan interaksi terakhir prospek. Sehingga tidak ada momen penting yang terlewat.

Workflow otomatisasi penjadwalan ini dapat dilakukan dengan skenario berikut, ketika prospek membuka proposal tapi tidak merespons dalam 2 hari, sistem mengirim notifikasi follow-up ke sales rep. Bisa juga ketika demo sudah dijadwalkan tetapi prospek tidak hadir, sistem otomatis menjadwalkan email re-invite. Dengan demikian, tim sales dapat bekerja lebih proaktif dan sistematis.

Otomatisasi Workflow untuk Penjualan yang Lebih Cerdas

Di era penjualan modern yang serba cepat dan berbasis data, workflow sales automation menjadi kebutuhan strategis. Ketiga alur kerja yang telah dibahas menunjukkan bagaimana automasi mampu mengatasi hambatan-hambatan utama dalam proses penjualan.

Dengan menerapkan workflow automation secara strategis, proses penjualan tidak hanya menjadi lebih efisien, tetapi juga lebih cerdas, responsif, dan scalable. Upaya ini juga dapat memberikan tim sales keunggulan untuk menjadi yang terdepan di pasar yang kompetitif.