Template Excel Kas dan Bank Lengkap: Rincian HPP, Gaji, Ongkir, dan Piutang Otomatis

Template Excel Kas dan Bank Lengkap

KakaKiky - Uang masuk dari penjualan, keluar untuk gaji, ongkir, beli bahan baku — semuanya lewat rekening yang berbeda-beda. Kalau kamu tidak punya sistem pencatatan yang terstruktur, keuangan bisnis bisa kacau tanpa kamu sadari. Template buku kas dan bank Excel yang Kiky bagikan ini dirancang untuk mencatat seluruh pergerakan uang — tunai maupun rekening bank — dalam satu file ringkas yang langsung menghitung saldo otomatis setiap hari.

{getToc} $title={Daftar Isi}

Kenapa Buku Kas dan Bank Harus Dicatat Terpisah tapi dalam Satu File?

Banyak pemilik usaha yang mencatat kas tunai di satu tempat dan rekening bank di tempat lain — ada yang di buku tulis, ada yang di mutasi rekening, ada yang hanya mengandalkan aplikasi mobile banking. Masalahnya, ketika mau tahu total uang yang dimiliki bisnis sekarang, kamu harus membuka banyak sumber sekaligus dan menjumlahkan manual. Itu tidak efisien dan rawan kesalahan.

Template yang Kiky bagikan ini menyatukan semua pencatatan dalam satu sheet: kas tunai, Bank Mandiri, Bank BCA, Bank BRI, dan Bank BNI Syariah — semuanya tersusun berdampingan dalam satu baris per tanggal. Kamu bisa langsung melihat total saldo di semua rekening sekaligus, mengetahui dari mana uang masuk dan ke mana uang keluar, tanpa harus membuka aplikasi atau rekening koran satu per satu.

Struktur Lengkap Template Buku Kas dan Bank Excel

Template ini terdiri dari satu sheet utama yang terbagi menjadi beberapa kelompok kolom. Masing-masing kelompok punya fungsi spesifik yang saling melengkapi. Berikut penjelasan detailnya.

Kolom Identitas Transaksi

Di bagian paling kiri ada dua kolom dasar:

• Tgl (Tanggal) — Tanggal transaksi terjadi, dari tanggal 1 sampai akhir bulan. Satu baris bisa memuat beberapa transaksi di tanggal yang sama.
• Keterangan — Deskripsi singkat transaksi. Misalnya: "Pembayaran Gaji", "Pembayaran JNE", "Penjualan", "Pembelian Bahan Baku", dan seterusnya. Kolom ini penting untuk audit trail — saat kamu perlu telusuri suatu transaksi di kemudian hari, keterangan yang jelas akan sangat membantu.

Kelompok Kolom Kas dan Rekening Bank

Ini adalah inti dari template. Ada 5 kelompok rekening, masing-masing punya tiga kolom: Masuk, Keluar, dan Saldo. Kolom Saldo menghitung otomatis berdasarkan saldo sebelumnya ditambah Masuk dikurangi Keluar.

1. Kas — Uang tunai yang ada di tangan atau di brankas. Saldo awal di template contoh: Rp300.000. Digunakan untuk pengeluaran kecil-kecilan seperti biaya ongkir yang dibayar tunai (Rp150.000) atau penerimaan penjualan tunai langsung (Rp200.000 menjadi Rp350.000).
2. Bank Mandiri — Rekening operasional utama. Saldo awal Rp15.000.000. Pada contoh di file, tanggal 1 terjadi pembayaran gaji Rp11.500.000 sehingga saldo turun menjadi Rp3.500.000, kemudian ada penjualan masuk Rp1.250.000 sehingga saldo akhir menjadi Rp4.750.000.
3. Bank BCA — Rekening kedua. Saldo awal Rp10.000.000. Tidak ada transaksi di periode contoh, saldo tetap Rp10.000.000.
4. Bank BRI — Rekening ketiga. Saldo awal Rp7.500.000. Juga tidak ada pergerakan di contoh, saldo tetap.
5. Bank BNI Syariah — Rekening keempat. Saldo awal Rp800.000. Stabil di angka yang sama karena belum ada transaksi.

Template ini bisa kamu sesuaikan dengan mudah — kalau kamu hanya punya 2 rekening, hapus saja kolom bank yang tidak terpakai. Kalau punya lebih banyak rekening, tambahkan kolom baru mengikuti pola yang sama.

Kelompok Kolom Pengeluaran — Rincian per Kategori

Ini yang membuat template ini jauh lebih berguna dibanding buku kas biasa. Setiap pengeluaran tidak hanya dicatat jumlahnya — tapi juga dikategorikan secara rinci ke sub-kolom yang spesifik. Ada 6 kategori pengeluaran utama dengan total 11 sub-kategori:

• HPP (Harga Pokok Produksi) — Terbagi menjadi 5 sub-kolom: Bahan Baku, Cetakan, Kemasan, Foto, dan Lainnya. Ini khusus untuk bisnis produksi atau manufaktur — kamu bisa langsung melihat berapa biaya bahan baku yang keluar setiap harinya, terpisah dari biaya kemasan atau cetakan.
• Pemasaran — Terbagi menjadi 4 sub-kolom: Iklan, Ongkir, Bonus CS, dan Lainnya. Contoh nyata dari file: Pembayaran JNE sebesar Rp150.000 masuk ke sub-kolom Ongkir di kategori Pemasaran. Ini memudahkan kamu menganalisis total biaya pengiriman bulanan tanpa harus menghitung manual dari semua transaksi.
• Upah Kerja — Satu kolom untuk semua pengeluaran terkait gaji dan upah karyawan. Contoh: Pembayaran Gaji Rp11.500.000 langsung masuk di sini.
• Umum — Biaya operasional umum yang tidak masuk kategori lain: listrik, air, sewa, ATK, dan sejenisnya.
• Usaha — Pengeluaran khusus bisnis yang lebih bersifat investasi atau pengembangan usaha.
• Lain — Untuk pengeluaran yang tidak masuk kategori manapun di atas.

Kelompok Kolom Pendapatan

Di sebelah kanan kolom pengeluaran, ada kelompok kolom Pendapatan dengan dua sub-kategori:

• Produk — Pendapatan dari penjualan produk utama. Contoh: Penjualan senilai Rp1.600.000 tercatat di kolom ini.
• Lain — Pendapatan dari sumber selain penjualan produk: refund, komisi, pendapatan lain-lain.

Kelompok Kolom Hutang dan Piutang

Dua kelompok kolom terakhir ini adalah fitur yang sering tidak ada di template kas sederhana:

• Hutang (Masuk, Keluar, Saldo) — Mencatat posisi utang usaha. "Masuk" berarti ada hutang baru yang timbul, "Keluar" berarti ada pelunasan hutang. Saldo menunjukkan total hutang yang masih berjalan.
• Piutang (Masuk, Keluar, Saldo) — Mencatat posisi piutang. "Masuk" berarti ada piutang baru (pelanggan beli tapi belum bayar), "Keluar" berarti ada pelunasan piutang masuk. Contoh dari file: ada piutang Rp150.000 yang masuk, saldo piutang Rp150.000. Kalau kamu ingin panduan lebih lengkap soal pencatatan piutang, Kiky juga punya artikel terpisah tentang cara hitung pesangon PHK excel dan berbagai template lainnya.

Baris Ringkasan di Bagian Bawah

Di baris paling bawah ada dua baris penutup:

• Baris Saldo — Menampilkan saldo akhir bulan untuk setiap rekening dan total setiap kategori pengeluaran/pendapatan/hutang/piutang secara otomatis.
• Baris Saldo Kas dan Bank — Ringkasan paling bawah: Total Pengeluaran dan Total Pendapatan bulan tersebut. Dari contoh file: Total Pengeluaran Rp23.300.000 dan Total Pendapatan Rp1.600.000 untuk periode Februari 2025.

Panduan Cara Menggunakan Template Buku Kas dan Bank Excel

{getCard} $type={download} $title={Template Excel Kas dan Bank} $info={15Kb} $button={Download}

Setelah download, ikuti langkah-langkah berikut agar template ini langsung berfungsi maksimal untuk bisnismu:

1. Ganti identitas di header. Ubah nama "AQSHO BANK Tbk" dengan nama usaha kamu, dan update bulan/tahun di kolom "Bulan" sesuai periode yang sedang dicatat. Lakukan ini setiap awal bulan ketika membuat file baru.
2. Sesuaikan nama rekening bank. Kalau kamu tidak punya Bank BRI atau BNI Syariah, ganti nama kolom dengan rekening yang kamu miliki — misalnya BSI, Bank Permata, atau SeaBank. Kalau hanya punya 1–2 rekening, sembunyikan atau hapus kolom yang tidak digunakan supaya tampilan lebih rapi.
3. Isi saldo awal di baris pertama (tanggal 1, baris "Saldo"). Ini adalah titik nol dari seluruh pencatatan bulan tersebut. Pastikan angka saldo awal sesuai dengan kondisi nyata: cek fisik uang kas tunai, dan cek saldo di setiap aplikasi mobile banking masing-masing rekening pada awal bulan.
4. Isi setiap transaksi di baris baru sesuai tanggal. Setiap ada uang masuk atau keluar — baik tunai maupun transfer — langsung catat di hari yang sama. Isi kolom Keterangan dengan deskripsi yang cukup jelas. Kemudian isi kolom Masuk atau Keluar di kolom rekening yang sesuai (kas atau bank mana yang digunakan), lalu isi sub-kolom kategori pengeluaran/pendapatan yang relevan.
5. Jangan mengubah kolom Saldo yang berisi formula. Kolom Saldo di setiap rekening sudah berformula otomatis. Jangan menghapus atau menimpa isinya — biarkan Excel yang menghitung. Kalau formula terhapus tidak sengaja, masukkan kembali formula: =saldo_baris_sebelumnya + kolom_masuk - kolom_keluar.
6. Verifikasi di akhir bulan. Sebelum menutup file bulan ini, cocokkan saldo akhir di setiap kolom bank dengan saldo aktual di rekening. Kalau ada selisih, telusuri baris per baris untuk menemukan transaksi yang terlewat atau salah input. Ini proses rekonsiliasi sederhana yang sangat penting.
7. Buat file baru untuk bulan berikutnya. Salin file bulan ini, hapus semua isi transaksi, dan jadikan saldo akhir bulan ini sebagai saldo awal bulan berikutnya. Simpan file lama sebagai arsip dengan nama yang jelas, misalnya "Kas_Bank_Februari_2025.xlsx".

Perbandingan Template Kas dan Bank Berdasarkan Kebutuhan Bisnis

Template ini sangat fleksibel, tapi cara penggunaannya sedikit berbeda tergantung jenis bisnismu. Ini ringkasannya:

Jenis Bisnis	Kolom yang Paling Aktif Digunakan	Kolom yang Bisa Disesuaikan
Toko Online / Reseller	Kas, 1–2 Bank, Pemasaran (Ongkir & Iklan), Pendapatan Produk	HPP (hapus sub-kolom Cetakan & Foto jika tidak relevan)
Bisnis Produksi / UMKM Manufaktur	Kas, 1–2 Bank, HPP lengkap (B.Baku s/d Lainnya), Upah Kerja	Kolom Pemasaran disesuaikan dengan channel penjualan
Jasa (Freelance / Konsultan)	1 Bank, Pendapatan (Produk/Lain), Umum, Upah Kerja	Hapus kolom HPP yang tidak relevan untuk bisnis jasa
Kuliner / F&B	Kas, 1–2 Bank, HPP (B.Baku & Kemasan), Upah Kerja, Umum	Sub-kolom HPP "Foto" bisa diganti "Listrik" atau "Gas"
Toko Fisik / Retail	Kas (banyak transaksi tunai), 1 Bank, Pendapatan Produk, Piutang	Kolom Hutang aktif jika ada pembelian kredit ke supplier
Bisnis dengan Banyak Rekening	Semua kolom bank aktif, rekonsiliasi bulanan wajib	Tambah kolom bank baru dengan pola Masuk-Keluar-Saldo

Tips Memaksimalkan Buku Kas dan Bank Excel untuk Bisnis Kamu

Dari pengalaman nyata menggunakan template ini, ada beberapa praktik terbaik yang sering diabaikan tapi dampaknya besar:

• Catat di hari yang sama, bukan ditumpuk akhir minggu. Semakin lama kamu menunda pencatatan, semakin besar kemungkinan ada transaksi yang terlupa atau detailnya tidak ingat. Idealnya catat setiap hari sebelum tutup toko atau sebelum tidur.
• Isi kolom Keterangan se-spesifik mungkin. Bukan hanya "Keluar" atau "Transfer" — tulis "Pembelian Bahan Baku Kain Katun dari CV Jaya", "Bayar Iklan Meta Ads Februari", atau "Refund Order #4521 Pelanggan Surabaya". Keterangan yang spesifik akan sangat membantu saat kamu perlu audit atau mengajukan pinjaman ke bank.
• Manfaatkan kolom kategori pengeluaran untuk analisis bulanan. Di akhir bulan, lihat total masing-masing kategori: berapa persen dari total pengeluaran adalah biaya pemasaran? Berapa biaya HPP dibanding pendapatan produk? Ini adalah data yang kamu butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis yang tepat.
• Jangan lupa kolom Hutang dan Piutang. Banyak pengguna yang fokus pada kas dan bank tapi mengabaikan dua kolom ini. Padahal saldo hutang dan piutang yang tidak terpantau adalah salah satu penyebab utama arus kas bisnis terganggu — terutama untuk bisnis yang melayani pembayaran bertahap atau kredit.
• Simpan backup di cloud setiap minggu. Upload ke Google Drive atau kirim email ke diri sendiri. File kas dan bank yang hilang karena laptop rusak bisa menimbulkan masalah besar — terutama saat perlu laporan keuangan untuk keperluan pajak atau pengajuan kredit.

Download Template Kas dan Bank Excel dan Lengkapi Keuangan Bisnismu

Template buku kas dan bank ini adalah salah satu dari koleksi lengkap template keuangan gratis yang sudah Kiky siapkan untuk UMKM dan pelaku bisnis di Indonesia. Dalam koleksi tersebut kamu juga akan menemukan template laporan laba rugi, neraca, arus kas, daftar gaji, rekap piutang, dan masih banyak lagi — semuanya gratis dan siap pakai.

File tersedia dalam format .xlsx dan langsung bisa dibuka di Microsoft Excel, Google Sheets, maupun LibreOffice Calc. Tinggal download, ganti nama perusahaan dan nama bank sesuai kondisimu, isi saldo awal, dan mulai catat hari ini.

Kesimpulan

Buku kas dan bank bukan sekadar alat administratif — ini adalah cermin kesehatan keuangan bisnis kamu setiap harinya. Template yang Kiky bagikan ini menggabungkan pencatatan kas tunai dan empat rekening bank sekaligus, dilengkapi rincian kategori pengeluaran hingga level sub-kategori (bahan baku, ongkir, iklan, gaji, dll.), kolom pendapatan, dan kolom hutang-piutang dalam satu sheet yang efisien.

Yang membedakan bisnis yang sehat dengan yang selalu "uangnya ke mana ya?" bukan cuma soal omzet — tapi soal seberapa rapi dan konsisten pencatatan keuangan hariannya. Mulai hari ini, catat setiap rupiah yang masuk dan keluar.

Nah sobat, semoga template buku kas dan bank Excel gratis ini bisa langsung membantu kamu mencatat keuangan bisnis dengan lebih tertib dan terstruktur! Kalau artikel ini bermanfaat, share ke teman-teman sesama pebisnis ya. Simpan juga halaman ini supaya mudah diakses lagi kapanpun kamu butuh referensi. Cukup sekian, and Be Prepared!